plzh-CNenetdelvltnorues
Początek roku to okres stawiania przed przedsiębiorstwami nowych celów i wyzwań, a także nowa pula środków w programach dofinansowywanych z funduszy unijnych. Część firm, która zechce spróbować swoich sił w pozyskiwaniu tych środków, z pewnością zdecyduje się skorzystać z usług firmy doradczej, która pomoże przygotować niezbędne dokumenty. Na rynku funkcjonuje wiele tego typu podmiotów, stąd często pojawia się problem jak wybrać dobrego doradcę i na co zwrócić szczególną uwagę przy podpisywaniu umowy.

Rekomendacje

Przy wyborze firmy konsultingowej cennym źródłem informacji może być rekomendacja kogoś znajomego, kto uwiarygodni potencjalnego doradcę. Warto więc popytać wśród znajomych i partnerów biznesowych, czy ktoś korzystał wcześniej z tego typu usług i jak ocenia współpracę.

Doświadczenie

Istotnym elementem, na który trzeba zwrócić uwagę, jest dotychczasowe doświadczenie firmy doradczej i jej konsultantów. Używając sformułowania „doświadczenie firmy”, mam na myśli okres, przez który dany podmiot zajmował się doradztwem w pozyskiwaniu funduszy unijnych. W branży usług doradczych, jak w każdej innej, czasami dochodzi do nadużyć – okresowo pojawiają się firmy, które dostarczają wnioski „uniwersalne”, czyli niewiele różniące się od siebie i nieprzystosowane do specyfiki firmy, a w skrajnych wypadkach także przygotowane niezgodnie z wytycznymi. Na szczęście rynek bardzo szybko dokonuje weryfikacji i niesolidne firmy są z niego naturalnie eliminowane.

To, że firma po kilku latach nadal działa w branży doradczej, może z pewnością być miarą jakości świadczonych usług, zwłaszcza jeżeli może się ona pochwalić gronem zadowolonych klientów i dużą skutecznością. Zapytajmy więc przedstawiciela firmy doradczej: ile wniosków i do jakich programów przygotowali, ile procent z nich przeszło pozytywnie etapy oceny formalnej i merytorycznej i jakie kwoty udało się dotychczas pozyskać. Powracając do wątku doświadczenia konsultantów firmy, zachęcam do zadania pytania o skład i kompetencje zespołu, który będzie nas obsługiwał, bo to nie sama organizacja, a ludzie dysponują wiedzą i doświadczeniem. Nawet firma pozyskująca fundusze unijne od wielu lat może skierować do obsługi naszego zlecenia kogoś z niewielkim doświadczeniem, np. stażystę – dlatego warto wyjaśnić tą kwestię na początku współpracy.

Uwaga na akredytacje

W przypadku funduszy unijnych często pojawiają się oferty, z których wynika, że dana firma doradcza ma rekomendację Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości lub innej (regionalnej) instytucji zarządzającej funduszami, np. Agencji Rozwoju Pomorza. Większość przedsiębiorców uznałaby taką rekomendację jako coś pozytywnego – jednak należy pamiętać, że żadna z tych instytucji obecnie nie udziela takich rekomendacji, o czym informują one na swoich stronach internetowych. Oczywiście w przyszłości może się zdarzyć, że do wykonywania pewnych usług firmy doradcze będą musiały posiadać akredytację (jak to miało miejsce np. w przypadku przedakcesyjnych funduszy PHARE). Dlatego zawsze lepiej jest potwierdzić autentyczność akredytacji, niż dać się nabrać. Listy akredytowanych wykonawców są zazwyczaj publikowane na stronach internetowych instytucji wydającej akredytację, znajdziemy tam też numery telefonów i adresy email, gdzie możemy się zwrócić z wątpliwościami. Nie zajmie nam to więcej niż 5 minut, a może zaoszczędzić sporo nerwów i pieniędzy.

Cena i przejrzyste warunki umowy

Jednym z najważniejszych elementów w podejmowaniu decyzji będzie z pewnością cena usługi. Będzie ona uzależniona od renomy firmy, kompetencji zatrudnianych specjalistów, ale także od zakresu zamówionych usług – czyli np. od tego, czy interesuje nas kompleksowe przygotowanie całej dokumentacji czy tylko jej części (np. biznesplan) i jakiego dodatkowego wsparcia oczekujemy.
Aby uniknąć nieporozumień, warto na początku uzgodnić:
- jakie dokumenty przygotuje dla nas doradca (wniosek, biznesplan, inne załączniki)
- czy podmiot doradczy przygotuje dla nas załączniki, które trzeba pobrać z innych instytucji (np. pojedzie do sądu po KRS)
- kto będzie odpowiedzialny za dostarczenie dokumentów do instytucji przeprowadzającej nabór wniosków: my czy doradca?
- jaki jest zakres wsparcia po złożeniu wniosku (np. pomoc w udzielaniu odpowiedzi na pytania instytucji prowadzącej ocenę wniosku, wsparcie przy podpisaniu umowy o dofinansowanie, pomoc w rozliczeniu wniosku itp.)

Warto także zwrócić uwagę na warunki płatności. Zazwyczaj opłata za usługę składa się z dwóch części: stałej (za przygotowanie dokumentów) i zmiennej (płatnej tylko w przypadku przyznania dotacji). Dla klienta korzystniejsze jest maksymalne obniżenie części stałej, nawet kosztem podwyższenia części zmiennej (oczywiście w rozsądnych granicach).
Kiedy już zaakceptujemy wysokość wynagrodzenia doradcy, zadbajmy o jeszcze jedną kwestię – aby warunki umowy jednoznacznie wskazywały, że wynagrodzenie jest płatne wyłącznie, jeżeli przygotowane dokumenty przejdą (przynajmniej!) etap oceny formalnej – w końcu jak przygotować wniosek z błędami wiemy bez pomocy doradcy.

Tajemnica to tajemnica

Ostatnia z „pułapek” dotyczy sprawy, która w profesjonalnych firmach jest standardem, ale warto, aby została uwzględniona w umowie. Doradca jest dla firmy prawie jak spowiednik lub lekarz – ujawniamy mu swoje plany rozwoju, sytuacje finansową i inne ważne informacje. Otwartość jest bardzo ważna dla efektywnej współpracy, jednak zanim zaczniemy opowiadać o istotnych dla firmy sprawach, zadbajmy o podpisanie umowy o zachowaniu poufności informacji, która zagwarantuje nam wysoką karę umowną za ewentualny wyciek informacji od doradcy. Umowę taką warto podpisać już przy pierwszym kontakcie, kiedy konsultant dopiero będzie szukał dla nas możliwości dofinansowania wśród różnych programów operacyjnych, a nie dopiero w ramach umowy o przygotowanie dokumentacji. (Tu jeszcze jedna uwaga: dobre firmy przeanalizują, który program będzie dla nas odpowiedni za darmo lub odliczą koszt takiej analizy wstępnej od ceny zlecenia na przygotowanie dokumentów aplikacyjnych). Mając tę wiedzę, przedsiębiorcy z pewnością unikną wielu pułapek w umowach i wybiorą kompetentnych doradców, a stąd już tylko krok do pozyskania dofinansowania…

Anna Golec